Une entreprise digne du nom doit avoir une politique de voyage claire, précise et constamment actualisée. Cela lui permet d’anticiper les dépenses inhérentes au déplacement de ses membres, peu importe la mission. De l’autre côté, l’existence d’une telle politique protège le collaborateur et lui garantit une bonne expérience de séjour. Mais l’élaboration d’une politique de voyage doit absolument respecter certaines conditions que voici.

La définition de l’objectif

La politique de voyage, plus qu’un règlement interne, est un document qui encadre les déplacements professionnels de l’entreprise. Elle donne au salarié la marge des différentes dépenses à ne pas dépasser au cours de son voyage, les prises en charge possibles, etc. Ce document peut être différent d’une entreprise à une autre, parce que les objectifs de son élaboration ne sont pas les mêmes. En cliquant juste ici, vous pouvez avoir accès à différents modèles de ce document. 

Cela dit, dans quel but voudriez-vous élaborer une politique de voyage ? L’objectif doit être propre aux aspirations de votre entreprise, à sa marque employeur ou à votre politique de gestion d’entreprise. Est-ce pour limiter les risques de fraude ou avoir une maîtrise des dépenses ? Votre politique voyages d’entreprise sera guidée par votre objectif.

La flexibilité

Vous avez clairement analysé vos besoins et défini des limites aux dépenses. Maintenant, il faudra penser flexibilité. Votre politique voyages d’entreprise doit tabler sur la flexibilité afin de pouvoir s’adapter à tous les lieux possibles où les membres de votre entreprise pourraient se rendre dans le cadre de leur travail. Votre secteur d’activité est un aspect à prendre en compte. 

Où voyagez-vous régulièrement ? En fonction de la destination, les prix pratiqués peuvent varier, que ce soit à l’intérieur du même pays ou à l’international. Les prix pratiqués à Formentera ne sont pas similaires à ceux pratiqués à Madrid par exemple. Pourtant, Madrid est la capitale du pays. Votre document doit tenir compte de ces éléments afin de prévoir une certaine flexibilité aux niveaux des dépenses. Toute chose qui permettra à vos collaborateurs de voyager dans des conditions appropriées doit y figurer.

L’élaboration d’un plan

La politique qui cadre les déplacements professionnels au sein d’une entreprise varie selon l’entreprise. Les points à aborder ne seront donc pas les mêmes. Mais en général, on retrouve 6 parties dans la rédaction d’une politique voyages d’entreprise. Il s’agit de :

• L’introduction ;
• Une section pour les modalités de déplacement ;
• Les marges de dépenses ;
• Les dépenses remboursables ou non ;
• Le circuit de validation ;
• La section sécurité et devoir de diligence.

Il doit clairement ressortir dans ces parties, les classes, les moyens de transport ainsi que les dépenses autorisées ; le budget, et cela, en fonction de la destination (flexibilité), les modalités de remboursement, etc. La validation du plan doit se faire en concertation avec les autres associés, les managers ou l’équipe en charge des déplacements. 

Somme toute, la constitution d’une bonne politique de voyage ne doit surtout pas se faire sur un coup de tête. Elle doit être un acte d’ensemble mûrement réfléchi pour éviter de léser vos collaborateurs. Même si elle doit protéger le budget de l’entreprise, il faut qu’elle conditionne une bonne expérience de voyage.